Vagodent OÜ:llä on velvollisuus suojella potilaidensa yksityisyyttä ja taata turvallinen sekä lainmukainen tietojen käsittely. Vagodent OÜ:ssä voimassa olevia henkilötietojen käsittelyperiaatteita sovelletaan silloin, kun potilas on ilmoittanut halustaan käyttää tai on jo käyttänyt Vagodent OÜ:n tarjoamia hoitopalveluita. Kaikki voimassa olevat periaatteet vastaavat Viron tasavallassa ja Euroopan unionissa voimassa olevia säädöksiä.
I Käsitteet
1. Potilas – luonnollinen henkilö, joka on käyttänyt tai ilmaissut halunsa käyttää Vagodent OÜ:n tarjoamia hoitopalveluita.
2. Henkilötiedot – kaikenlainen suoraan tai epäsuorasti todentava luonnollista henkilöä koskeva tieto.
3. Henkilötietojen käsittely – kaikenlainen henkilötiedoille tehtävä toiminta (mm. kerääminen, dokumentointi, järjestäminen, strukturointi, säilyttäminen, muokkaaminen ja muuttaminen, hakeminen, lukeminen, käyttäminen, välittämällä, levittämällä tai muulla tavalla julkaiseminen, yhteensovittaminen ja yhdistäminen, rajoittaminen, poistaminen tai tuhoaminen).
4. Terveyttä koskevat tiedot – luonnollisen henkilön fyysiseen terveyteen ja mielenterveyteen liittyvät henkilötiedot, mm. terveydenhoitopalvelujen tarjoamista koskevat tiedot, jotka antavat tietoa potilaan terveydentilasta.
5. Vagodent OÜ (Vagodent) – Sütiste tee 17, Tallinna, Viro.
II Yleiset säännökset
2.1 Vagodent soveltaa laillisia, fyysisiä, infoteknologisia ja organisaatiollisia apukeinoja henkilötietojen turvallisen käsittelemisen takaamiseksi.
2.2 Vagodent voi käyttää valtuutettuja käsittelijöitä. Valtuutetut käsittelijät soveltavat henkilötietojen käsittelyssä samoja periaatteita kuin Vagodent.
III Henkilötietokategoriat
Keräämme potilailta ja rekistereistä seuraavia henkilötietoja:
1. Potilaan todentavat henkilötiedot – potilaan nimi; henkilötunnus.
2. Potilaan yhteystiedot – puhelinnumero; osoite; sähköpostiosoite.
3. Potilaan sairausvakuutusta koskevat tiedot – sairausvakuutuksen voimassaolo Viron Terveyskassassa.
4. Potilaan terveyttä koskevat tiedot – luonnollisen henkilön fyysistä terveyttä ja mielenterveyttä koskevat tiedot, mm. terveydenhoitopalveluiden tarjoamista koskevat tiedot, jotka antavat tietoa tämän terveydentilasta. Potilaan terveyttä koskevat tiedot voivat olla peräisin sekä potilaalta itseltään (myös edustajalta) että sähköisestä E-tervis-portaalista.
5. Potilaan taloudellista tilannetta koskevat tiedot – säännölliset tulot ja kuukausittaiset velvollisuudet (esim. lainojen ja leasingien kuukausimaksut; luottokorttien ja tililuottojen käytetty saldo).
6. Potilaan toimiala, työpaikka – potilaan toimiala (esim. yrittäjä, asiantuntija/virkailija, asiakaspalvelija) ja työpaikka (esim. yrityksen nimi ja virka).
IV Henkilötietojen käsittelemisen tarkoitus ja perusteet
Henkilötietojen käsittely Vagodentissa tapahtuu seuraaviin tarkoituksiin ja perustein:
4.1 Hammashoitopalveluiden tarjoamiseksi – ehkäisemään ja hoitamaan ihmisten suuontelon ja hammasten sairauksia.
4.2 Osamaksumahdollisuuden tarjoamiseksi potilaan halutessa. Potilas julkaisee itseään koskevia taloudellisia tietoja (mm. toimiala ja työpaikka) ainoastaan halutessaan osamaksua. Tietojenkäsittelyvelvollisuus perustuu luotonantajien ja -välittäjien lakiin.
4.3 Potilastyytyväisyyskyselyiden toteuttamiseksi potilaan suostumuksesta.
V Henkilötietojen välittäminen
Vagodentilla on oikeus tai velvollisuus välittää potilaan todentavia henkilötietoja sekä yhteystietoja: 5.1 Yrityksille, joiden kanssa yhteistyössä Vagodent tarjoaa osamaksua. Välittämisvelvollisuus perustuu luotonantajien ja -välittäjien lakiin ja sopimuksiin.
5.2 Yrityksille, jotka tarjoavat luotonhallintapalveluita. Tiedot välitetään ainoastaan silloin, jos asiakas on velkaa Vagodentille. Tietojen välitysoikeus perustuu Viron velvoiteoikeuslakiin.
5.3 Yrityksille ja viranomaisille, jos tietojen välitysvelvollisuus perustuu lakiin.
VI Terveyttä koskevien tietojen välittäminen
Vagodentilla on oikeus tai velvollisuus välittää potilaan terveyttä koskevia tietoja seuraaville laitoksille/yrityksille:
6.1 Sähköiseen terveystietojärjestelmään (E-tervis). Välitettäviä tietoja ovat hoitokäyntiä koskevat tiedot. Välitysvelvollisuus perustuu terveydenhoitopalvelujen järjestämistä koskevaan lakiin.
6.2 Viron Tervisekassaan. Välitettäviä tietoja ovat hoitokäyntiä koskevat tiedot, jos hammashoitopalvelusta maksaa Viron Tervisekassa. Välitysvelvollisuus perustuu sairausvakuutuslakiin sekä Vagodentin ja Viron Tervisekassan välisiin sopimuksiin.
6.3 Muille hoitolaitoksille (mm. hammaslaboratoriot). Välitettäviä tietoja ovat ne terveystiedot, joita tarvitaan hoitopalveluiden osoittamiseksi potilaalle tai proteettisten töiden valmistamiseksi.
6.4 Yritykselle ja viranomaisille, jos tietojen välitysvelvollisuus perustuu lakiin.
VII Henkilötietojen julkaiseminen
Vagodentin keräämiä henkilötietoja julkaistaan, jos:
7.1 potilas tai tämän laillinen edustaja ilmaisee halunsa julkaisemiseksi.
7.2 julkaisuvelvollisuus perustuu lakiin.
VIII Tietojen säilyttäminen
8.1 Vagodent säilyttää potilaiden terveystietoja 110 vuotta potilaan syntymästä. Velvollisuus perustuu määräykseen “Terveydenhoitopalveluiden tarjoamisen dokumentaation ja asiakirjojen säilyttämisen ehdot sekä säännöt“.
IX Potilaan oikeudet
9.1 Tutustua itseään koskeviin henkilötietoihin (mm. saada tulosteita ja kopioita itseään koskevista henkilötiedoista).
9.2 Hakea itseään koskevien henkilötietojen korjaamista, jos tiedot ovat vääriä tai puutteellisia.
9.3 Hakea omien henkilötietojensa poistamista, jos laki mahdollistaa sen.
9.4 Peruuttaa suostumus potilastyytyväisyyskyselyssä osallistumiseen.
9.5 Esittää valituksia Viron tietosuojavaltuutetulle (Andmekaitse Inspektsioon, www.aki.ee, Väike-Ameerika 19, 10129 Tallinna), jos potilas katsoo, että henkilötietojen käsittely ei vastaa voimassa olevia säädöksiä ja haittaa hänen yksityiselämäänsä.
X Tietosuojavastaavan yhteystiedot
10.1 Potilaat voivat kääntyä henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä tiedusteluissa ja valituksissa Vagodentin tietosuojavastaavan puoleen puhelimitse +372 6776030, +372 6776031, +372 56216158; sähköpostitse info@vagodent.ee tai postitse Sütiste tee 17, 13419 Tallinn, Estonia.
XI Analytiikka
11.1 Vagodent.ee käyttää Googlen analytiikkaohjelmaa ja mittaa sillä verkkosivun kävijämäärää. Saadut tiedot auttavat ymmärtämään kävijöiden käyttäytymistä sivulla ja sen seurauksena voimme tehdä sivusta käyttäjäystävällisemmän. Googlen analytiikkaohjelmisto käyttää erilaisia evästeitä, joiden avulla saamme tietää, ovatko verkkosivun käyttäjät käyneet siellä aiemmin. Jos tietokoneessasi on olemassa vastaavat evästeet, verkkoselaimesi ilmoittaa siitä meille; jos sinulla ei ole vielä niitä, tarjoamme niitä verkkoselaimellesi. Näin saamme tietää yksittäisten kävijöiden määrän ja käyntitiheyden. Kyseisiä evästeitä käytetään ainoastaan tilastollisiin tarkoituksiin ja yksittäisiä käyttäjiä ei voi tunnistaa niiden avulla. Kävijöiden henkilötietoja ei välitetä Googlelle. Tärkein eväste, jota Google Analytics käyttää, on „__ga”.
11.2 Muut evästeet – Vagodent.ee:n sivulle on lisätty kolmansien osapuolten sisältö (esim. Facebookin evästeet).
11.3 Evästeiden rajoittaminen tai niistä luopuminen – verkkoselaimen asetukset muutetaan halutusti.
